MEDIAWARTA,-Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Hasanuddin menyelenggarakan kegiatan sosialisasi Peraturan Rektor Nomor 17/UN4.1/2024 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kearsipan di Lingkungan Universitas Hasanuddin. Kegiatan ini berlangsung di Aula LPMPP Unhas, Kampus Tamalanrea, pada Selasa (20/5), dan dipimpin langsung oleh Kepala UPT Kearsipan, Wa Ode Nurnia Rahim, S.E., M.M.

Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Hasanuddin, meliputi fakultas (Wakil Dekan, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Subbagian, dan staf), serta unit-unit kerja di bawah direktorat, biro, lembaga, Rumah Sakit Pendidikan (RSPTN), dan Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM) Unhas.

Sosialisasi diawali dengan sambutan dan pembukaan oleh Sekretaris Universitas, Prof. Ir. Sumbangan Baja, M.Phil., Ph.D. Dalam arahannya, beliau menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi saat ini.

“Pengelolaan arsip harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi untuk menjamin efektivitas dan efisiensi kerja. Arsip bukan sekadar dokumen, tapi merupakan kekuatan ingatan institusi. Jika tidak terdokumentasi dengan baik, maka informasi penting akan hilang, terlebih saat terjadi pergantian organisasi,” jelasnya.

Prof. Sumbangan juga menambahkan bahwa arsip berperan sebagai pusat informasi sekaligus dasar dalam memproyeksikan masa depan institusi. Oleh karena itu, sistem kearsipan di setiap unit kerja harus dikelola dengan baik dan berkesinambungan, termasuk melalui inisiatif digitalisasi seperti scanning arsip-arsip penting.

Sesi utama kegiatan ini diisi dengan pemaparan dari Prof. Dr. Ir. H. Nasaruddin Salam, M.T., yang membawakan materi bertajuk “Penjelasan Umum tentang Organisasi dan Tata Kerja Kearsipan di Lingkup Universitas Hasanuddin.” Ia menekankan bahwa kualitas tata kelola perguruan tinggi sangat ditentukan oleh mutu pengarsipan.

“Mutu itu ditentukan oleh seberapa baik kita merencanakan dan mencatat apa yang dikerjakan. Arsip menjadi dasar pengambilan keputusan dan alat bukti. Jika pencarian arsip membutuhkan lebih dari lima menit, berarti sistem penyimpanannya belum efektif,” ujar Prof. Nasaruddin.

Lebih lanjut dijelaskan bahwa Peraturan Rektor Nomor 17/UN4.1/2024 ini menjadi pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan yang modern, efektif, dan efisien. Hal ini sejalan dengan sistem informasi kearsipan nasional serta jaringan informasi kearsipan nasional yang lebih luas.

Tujuan utama dari penguatan tata kelola kearsipan ini adalah untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, sekaligus melindungi kepentingan Universitas Hasanuddin serta hak-hak sivitas akademika dalam kerangka pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi.